Contact houden - effectieve interne communicatie

Kom je de nieuwe aflevering van friends kijken?

Fri, 25 Nov 2022 21:44:11 GMT

Creëer routine en herkenbaarheid in je interne communicatie

Zondagavond 23.05u, dat was vaste prik toen ik in Groningen studeerde. Met z’n allen keken we de nieuwe aflevering van Friends op Veronica. Seizoenafsluitingen bekeken we soms wel met dertig mensen vanuit onze keuken. Die zondagavond was vaste prik en daar houden mensen overduidelijk van. Dan hoef je namelijk minder na te denken. Vandaag de dag verschijnen populaire series en podcast ook weer steeds meer op een vast moment in de week, volgers stellen zich daarop in en wachten met smart op de nieuwe aflevering. Zorg dus ook voor herkenbaarheid en routine in je interne communicatie,

De hang naar voorspelbaarheid is ook een grote kans voor interne communicatie. In het afgelopen jaar hebben we bij mijn huidige opdrachtgever een aantal series en terugkerende formats geïntroduceerd. De inhoud was telkens anders, maar de verschijningsvorm en het moment van publiceren stonden vast.

Met succes, bijvoorbeeld een 25 minuten durende town hall meeting waarin de CEO en CFO de organisatie bijpraten over de resultaten. En collega’s van over de hele wereld laten zien wat deze resultaten betekenen voor hun dagelijkse werk. Het resultaat, het aantal kijkers is in minder dan 8 maanden gestegen van zo’n 2,5 duizend naar bijna 11 duizend collega’s per uitzending. En het format wordt gemiddeld gewaardeerd met een 9.

Horizontaal geprogrammeerde interne communicatie

Met alles wat we geleerd hebben over formats en het vergroten van het bereik onder collega’s, is de volgende stap een horizontale programmering van interne communicatie. Met andere woorden elke week op hetzelfde moment dezelfde formats. Zo creëren we voorspelbaarheid en automatisch gedrag onder collega’s en kun je als intern communicatie team het binnenkomende nieuws plotten op je bestaande formats.

En wie weet, zitten ook jouw collega’s binnenkort al met een kop thee en koekjes te wachten tot jouw nieuwste interne communicatie update uitkomt.

Volgende keer kijken we verder naar de horizontale programmering en delen we tips over effectieve formats die het leven van je communicatieteam makkelijker maakt.

We houden contact,

Jan-Willem

Lekker bezig!

Tue, 22 Nov 2022 20:25:46 GMT

Wanneer is interne communicatie succesvol en hoe meet je dat?

Waar je ook over wilt schrijven, je kunt altijd beginnen, zeker nu, met een quote van Louis van Gaal. Gevraagd hoe hij kiest tussen zijn spelers verklaarde hij simpel: m ijn spelers moeten wel leveren.

Net als in mijn vorige bijdrage rek ik de parallel tussen marketing en interne communicatie.

Leveren voor marketeers betekent vaak meer verkoop of retentie, lagere kosten om een nieuwe klant aan te trekken of de hoeveelheid bestaande klanten die door een goede campagne besluit om nog langer bij je te blijven.

Wat is ‘leveren’ voor interne communicatieteams? Hoe meet jij succes in jouw organisatie? Spoiler alert: ik heb het precieze antwoord nog niet, maar jij misschien wel.

Op welke kpi’s worden jij of je team op beoordeeld? Welke middelen of oplossingen zet je in en hoe helpt het om het morgen nog beter te doen?

Meten op verschillende niveaus:

Om een klein voorzetje te geven, ik zie drie lagen waarop je kunt meten.

1. communicatie effectiviteit

2. betrokkenheid/motivatie

3. tevredenheid

De eerste laag is de directe invloedsfeer van het interne communicatieteam, hoe goed is onze middelenmix? Weten we echt iedereen te bereiken? Voelen collega’s zich vrij om feedback te geven of geïnspireerd om het gesprek aan te gaan?

Laag 2 is al iets complexer, de rol van de manager is hierbij ook zeer groot. Maar het is een ontzettend waardevol meetpunt om te bepalen welke verhalen er verteld moeten worden. Het bedrijf MOJO. heeft een interessante tool waarbij ze aan de hand van 9 motivatoren kijken waar medewerkers meer of minder behoefte aan hebben. Het geeft managers maar ook interne communicatieteams hele concrete input waar medewerkers naar op zoek zijn in hun baan.

Laag 3 kent nog meer variabelen, ik kijk bij medewerkerstevredenheidsonderzoeken altijd of je kunt uitvinden of mensen zich thuis voelen in de cultuur en de manier van werken.

Deze laag wordt cruciaal in de komende jaren waarin bedrijven steeds meer zullen vechten om de juiste mensen te vinden en te houden.

Wat doe je er vervolgens mee

Laag 1 is iets waar je dagelijks naar kijkt, het helpt om ook binnen grote organisaties collega’s beter te leren kennen. Welk nieuws is voor wie relevant, hoe komt echte verbinding het best tot stand.

Laag 2 en 3 zijn in mijn ervaring vaak de tactische en strategische gesprekken met HR en het leiderschap binnen een organisatie.

Ik ben benieuwd of jij misschien wel hele andere inzichten gebruikt.

Dank je wel alvast voor het meedenken.

We houden contact,

Jan-Willem

Interne communicatie foie gras

Mon, 24 Oct 2022 19:19:35 GMT

Wat kan interne communicatie leren van marketingcollega's?

Foie gras ken je waarschijnlijk, de Franse delicatesse van gevulde ganzenlever. Of je het nu lekker vindt of niet, je kent waarschijnlijk ook de manier waarop het gemaak t wordt. Met een trechter wordt de keel van een gans opengehouden en wordt voeding letterlijk door de ganzenstrot geduwd.

Houden wij als interne communicatie teams wel voldoende rekening met de behoefte, noemt het de eetlust, van de mensen die wij proberen te bereiken? In drukke tijden of tijden van verandering voelen we ons soms noodgedwongen om informatie de organisatie in te duwen. Maar doet die communicatie dan nog wel wat we hopen?

Laten we om te beginnen eens nadenken over de hoeveelheid tijd die we van onze collega's willen vragen?

Hoeveel tijd hebben zij nodig per dag of per week om alle nuttige en noodzakelijke informatie tot zich te nemen. Of hangt het simpelweg af van het aanbod van intern nieuws?

Artikelen, podcasts, video’s en evenementen van het interne communicatieteam concurreren voor iedere individuele medewerker met een rondje langs nu.nl, instagram, tiktok, dumpert of linkedin. Je moet een plekje veroveren op de spaarzame momenten tussen het gewone werk door. En dan willen we niet alleen informeren, het echte doel is om verbindingen te leggen, betrokkenheid te bewerkstelligen en bij te dragen aan een cultuur waar collega's zich thuisvoelen.

Marketing teams zijn dagelijks met dit gevecht om aandacht bezig. Daarbij kijken ze naar het moment dat je een boodschap het beste onder de aandacht kunt brengen, hoe vaak je om aandacht kunt vragen en wat de beste vorm is om echt contact te leggen.

In de ultieme situatie ken je je doelgroep op een gegeven moment zo goed dat je weet hoeveel je met hen kunt delen. Op basis daarvan moet je soms keuzes maken wat je het allerbelangrijkst vindt. En spijtig genoeg betekent dat ook dat je soms verhalen moet laten liggen omdat het simpelweg teveel is.

Heel benieuwd naar jouw ervaringen met het wel of niet doseren van interne communicatie.

Een van de belangrijke tips van marketeers, hou het kort…dus volgende keer meer over het meten van interne communicatie.

We houden contact.

Jan-Willem